5 étapes pour mettre en place une GPEC optimale

Déployez votre GPEC en 5 étapes fondamentales : diagnostic de l’entreprise, organisation cible, GAP analysis, plan d’action et déploiement.
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5 étapes pour mettre en place une GPEC optimale

La GPEC, pour Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, est un cadre appliqué dans l’univers des Ressources Humaines, mais pas que ! C’est avant tout une démarche qui tend à aligner les besoins actuels et futurs de l’entreprise. Pas une mince affaire, quand on ne l’a jamais réalisé… Et encore moins pour la mettre en place. Inévitable pour toute entreprise en phase d’évolution, nous vous présentons sa mise en place en 5 étapes, ni plus ni moins. 


Diagnostic de l’entreprise : cartographie des compétences

La toute première étape de votre GPEC est de dresser le diagnostic de l’entreprise. Réunissez les responsables des différents départements, les managers et les collaborateurs impliqués depuis longtemps dans l’entreprise. Ce sont eux qui détiennent des informations capitales sur les compétences disponibles dans l'entreprises et nécessaires à la croissance. 

Avec eux, il ne vous reste plus qu’à dresser une liste de compétences attendues de tous vos collaborateurs actuels, ou en devenir. Cette liste est aussi connue sous le nom de référentiel de compétences. Pour clarifier vos attentes, il est préférable d’opter pour un outil collaboratif, qui renseigne pour chaque collaborateur :

  • Ses compétences : la formation perçue (école, niveau bac et +, etc.), le niveau des compétences mobilisées pour chaque poste, etc. 
  • Ses aspirations : ses envies  en termes de montée en compétences, le secteur d’activité qui l’intéresse, le type d’emploi qu’il vise ou encore les collaborateurs avec qui il aimerait bien retravailler, etc. 
  • Ses évolutions de carrière, qui peuvent être accompagnées au besoin de formations, pour l’aider à atteindre ses objectifs.  

Votre cartographie des compétences dresse une photographie nette et précise de votre entreprise. Il ne reste plus qu’à répertorier les emplois, les effectifs et l’organisation actuelle. 

Bon à savoir

Pour mieux réussir cette première partie de votre GPEC, nous vous encourageons à recourir à la méthode d’entonnoir. Celle-ci consiste à commencer votre diagnostic par le point d’entrée de l’entreprise : budget, emploi, ressources. Il ne vous reste plus qu’à développer votre stratégie selon ces trois axes. Utiliser votre cartographie de compétences pour faire correspondre avec les aspirations, les formations et les souhaits d’évolution de vos collaborateurs. N’oubliez pas de toujours manager les différents services et de donner un but commun à l’entreprise, afin que chaque collaborateur se sente intégré dans le projet.


Créez une organisation logique et ciblée

Une fois que votre diagnostic est posé, vous devez l’utiliser judicieusement pour prendre les bonnes décisions. Que savez-vous des emplois et des compétences à venir ? Quels sont les objectifs sur le court et long terme ? Il est préférable de rajouter à votre organisation quelques critères supplémentaires. Pour vous aiguiller, gardez toujours en tête lors de votre projet :  

  • Votre budget par projet

Par mission, par profil recherché, etc. Vérifiez que vous êtes toujours bénéficiaire lorsque vous procédez à un recrutement, que vous développez une formation, etc. Le chiffre d’affaires de l’entreprise doit être impacté de manière positive de chaque décision que vous prenez.  

  • Par compétences

Les collaborateurs recrutés doivent posséder des hard skills pour être sélectionnés. Lors de la création d’une fiche de poste, ou si vous passez par un outil de staffing, consultez un référentiel commun. 

  • Par profil

Le nombre d’années ou d’expérience demandé, le type d’entreprise avec qui votre collaborateur a déjà travaillé, etc. Il est aussi possible de trouver des collaborateurs aux aspirations différentes. Par exemple, certains peuvent expressément indiquer leur envie de travailler dans un secteur, une entreprise spécifique. Ce type de motivation peut être un critère de sélection non négligeable. À la différence d’un collaborateur avec un peu plus d’expérience, il développera bien plus vite les compétences manquantes pour finaliser le projet. Votre projet GPEC doit toujours garder une dimension humaine pour être performante. 


Le GAP analysis 

N’oubliez pas, lors de cette étape, de mesurer les écarts. Vous contrôlerez mieux votre budget. Une fois ce périmètre d’action établi, il est bien de tenir une réunion hebdomadaire afin de vérifier que chaque partie prenante du projet valide le projet en cours. 

En RH, c’est ce qu’on appelle le GAP Analysis. Il tend à déterminer un cadre où vous mesurez les écarts entre l’analyse qualitative (pour mesurer les emplois et les activités) et quantitative (charge en ETP).  Si vous avez réalisé les 2 premières étapes, celle-ci doit couler de source. 


Lancement de votre plan d’action

Vous avez en main toutes les données importantes pour mener à bien vos projets. Il s’agit maintenant de déployer ces informations en parfaite coordination. Nous vous recommandons de ne pas vous précipiter, avec la mise en place du plan d’action de votre GPEC.  

Ce dernier identifie quels sont les acteurs touchés par la GPEC : les collaborateurs, les emplois, les postes. Vous pouvez être amené à utiliser un ou plusieurs de ces outils GPEC :

  • La mise en place d’un plan de recrutement, pour peaufiner vos recherches de profils, 
  • Une cartographie de compétences encore plus complète et mise à jour régulièrement,
  • La mise en place d’un plan de formation, pour faire correspondre les attentes liées aux compétences, faire suivre une aspiration ou développer un plan de carrière. 


Déploiement et suivi de votre GPEC

Il ne vous reste plus qu’à déployer votre gestion prévisionnelle des emplois et des compétences au sein de votre entreprise. Votre plan d’action tourne autour de trois entités :

  1. Les managers. En tant que leader de leur service, il est indispensable qu’ils soient tenus au courant des nouveaux venus, des formations à donner, des objectifs de chaque mission, etc. Et bien entendu, de communiquer en cas de doute ou d’observation de leur part 
  2. Les collaborateurs. Recrutés ou dans l’entreprise depuis 10 ans, leur avis vous aiguille sur les formations à donner, les actions à mener, les problèmes récurrents lors des missions, etc. 
  3. Les responsables des opérations ou RH. Ce service est capital car il fait le lien entre les managers, les collaborateurs et les dirigeants. Ils doivent être tenus au courant de l’avancée du projet, soutenir les managers en apportant des solutions concrètes. 

 

À retenir

Votre GPEC ou gestion prévisionnelle des emplois et des compétences doit être avant tout agile et s’adapter à l'évolution des collaborateurs et de l'entreprise. Le secret pour réussir chaque étape du projet ? Écouter les critiques du projet, rester ouvert à des changements de cap stratégiques, tout en gardant un objectif commun dans l’entreprise. 

Pour en savoir plus sur l'accompagnement de PickYourSkills dans la mise en place d'une GPEC efficace, contactez-nous !


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