GPEC : approche globale pour tout comprendre

PickYourSkills fait le point sur la GPEC, ou la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, pour devenir expert à votre tour.
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GPEC : approche globale pour tout comprendre

La GPEC est un procédé très connu des services en ressources humaines. Pour autant, son application en entreprise varie de l’une à l’autre. Si bien qu’il est parfois difficile de faire le point sur ce procédé, ou d’en donner une définition parfaite. La GPEC encadre les notions de recrutement, de gestion de compétences, de formation 

Définition de la GPEC

GPEC signifie Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences. Un acronyme un peu barbare au premier abord et qui ne donne pas de visibilité immédiate sur sa fonction, son utilisation ou ses bénéfices. Ainsi, cet outil peut être mal compris par ceux qui souhaitent y recourir. Chez PickYourSkills, nous voyons les choses autrement. 

En quelques mots

Une GPEC est avant tout un cadre pour comprendre, analyser et mettre en place une stratégie RH, en lien avec ses besoins actuels et futurs. Pour ce faire, un plan d’action est mis en place, afin de répondre aux différents objectifs stratégiques de l’entreprise. 

Ce plan d’action se découpe en plusieurs étapes, durant lesquelles on spécifie les objectifs, le temps alloué pour le faire et les parties prenantes de chaque partie. Pour être clair, la mise en place d’une GPEC se déroule en différentes phases : 

  • La définition de ses enjeux, 
  • Un état des lieux des ressources actuelles et celles à venir, 
  • L’analyse des besoins et écarts de l’entreprise
  • La désignation des parties prenantes de chaque projet, 
  • Son déploiement au sein de l’entreprise. 

Bon à savoir

Mettre en place un projet de GPEC est souvent ambitieux et demande d'avoir à sa disposition les supports et bonnes pratiques nécessaires en interne :

  • Une excellente communication entre les départements RH et opérationnel, ascendante, descendante et transversale
  • Un référentiel de compétences complet et commun à l'ensemble de l'entreprise
  • Un logiciel de gestion des compétences et d'analyse puissant pour centraliser toutes les informations utiles à la mise en place d'un plan GPEC

Petit point lexical

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences est composée de termes complexes, qu’il faut comprendre avant d’aller plus loin : 

  • Emploi : terme qui renvoie à une fonction, ou des postes similaires occupés par un ou plusieurs salariés au sein d’une entreprise. Ainsi, il peut y avoir un emploi de manager, tenu par plusieurs salariés au sein d’une même entreprise. 
  • Compétences : regroupe à la fois les compétences techniques (hard skill) et les compétences liées à la personnalité (soft skills). Les compétences sont donc inhérentes pour obtenir un emploi au sein d’une entreprise et sont toujours décrites sur une fiche de poste par exemple. 

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences est donc la mise en place stratégique d'actions concrètes pour assurer la disponibilité des compétences dans une entreprise pour répondre aux besoins métiers et opérationnels.

Quels sont les objectifs des outils GPEC ?

Lorsqu’une entreprise décide de se lancer dans la construction d’une GPEC, elle décide de répondre à des besoins concrets, tels que : 

  • Resserrer le recrutement et lui donner de réels objectifs
  • Développer les compétences en fonction des besoins de l’entreprise, 
  • Optimiser les propositions de formation, etc. 

Bon à savoir : la GPEC est obligatoire tous les 3 ans, dans les entreprises de plus de 400 salariés selon l’article L2242-15 . Elle vise avant tout à s’assurer que tous les salariés sont en phase avec les demandes des chefs de service. La GPEC participe ainsi, à sa manière, à la pérennité de l’entreprise. En effet, des managers potentiellement absents de certaines réunions peuvent s’exprimer sur leurs besoins en termes de recrutement (compétences, formations...). 

Aligner ses besoins actuels et futurs

La GPEC n’est pas seulement un outil, mais avant tout une démarche qui se veut à la fois proactive et d’anticipation. En effet, la GPEC développe un regard 360 sur les enjeux de l’entreprise, entre les problématiques internes en termes de management, de recrutement, de formation… Développant en conséquence les objectifs de l’entreprise sur le court et long terme.  Elle invite tous les chefs de service, les responsables et les managers, mais aussi les collaborateurs à faire part de leur vision d’entreprise. 

Le management s’invite donc naturellement dans cette démarche, puisque RH et manager travaillent main dans la main pour l’établir. La mise en place d’outils GPEC permet de faire le point sur les compétences humaines, mais aussi sur les besoins techniques. 

Centraliser et coordonner

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences fait le pont entre le concept de l’emploi et des compétences (rappel : notre point lexical ci-dessus). Il est important que ces deux notions ne soient pas abordées de manière opaque, imperméable l’une à l’autre, mais développer un dialogue commun. 

Lier la cartographie des compétences avec des fiches métiers et des parcours de carrière permet d'avoir une visibilité sur les compétences qui sont déjà disponibles dans l'entreprise et celles qui sont manquantes pour pourvoir tous les emplois. Les deux combinés permettent de prendre les meilleures décisions de recrutement, formation, upskilling ou mobilité interne. 

La GPEC crée donc naturellement plus de coordination entre les différents pôles de l’entreprise, car elle contribue à créer du lien entre les enjeux RH et opérationnels de l'entreprise. 

Quel est l’avenir de la GPEC ? 

Certaines entreprises ne parlent plus de la GPEC et n’en possèdent aucune notion. On ressent une réelle incompréhension de l’intérêt des outils GPEC au sein de son entreprise, alors qu’elle est souvent le premier pas vers une amélioration stratégique : création d’objectifs, uniformisation des méthodes de travail, digitalisation de l’entreprise… 

Pour autant, il faut garder à l’esprit que la plupart des emplois à venir d’ici 2030 et 2050 n’auront plus le même visage. Repenser sa stratégie avec des outils GPEC, c’est avant tout aller au-delà de ses besoins actuels et de prévoir les nouveaux métiers en devenir, ainsi que de rester ouvert aux nouvelles technologies qui arrivent sur le marché. 

Par exemple, les outils digitaux présents de nos jours en entreprise mettent en lumière l'état des compétences à un instant T, mais ne remettent pas forcément en question les acquis actuels et ceux à établir. En restant avec des outils actuels, vous risquez de passer à côté d'opportunités de développement pour votre entreprise. 

4 points fondamentaux

La GPEC a un avenir au sein de toute entreprise, même celles qui sont en pleine transition numérique. En effet, elle reste aussi une solution agile, soit une solution :

  • Collaborative : tous les collaborateurs participent à son édification,
  • Partagée : chaque membre d’entreprise possède des données importantes pour son développement. La GPEC permet de centraliser ces informations et de les partager avec tous,
  • Itérative : à réaliser en plusieurs étapes, c’est pas à pas que vous opérez un changement interne de votre entreprise,
  • Intuitive : la GPEC permet de construire un écosystème RH propre à l’entreprise, dans lequel le collaborateur peut naviguer facilement. 

Quel est le lien avec PickYourSkills  ?

Chez PickYourSkills, nous manions très bien la notion de GPEC et nous vous encourageons à y recourir en utilisant notre outil de suivi des collaborateurs. Ce dernier offre de nombreuses opportunités : 

  • Cartographie des compétences et aspirations (suivi de l'évolution, proposition de formation en conséquence, etc),
  • Création de parcours de carrière (pour donner plus de transparence aux collaborateurs sur les possibilités d'évolution en interne),
  • Gestion du planning et des projets (pour permettre aux collaborateurs de progresser sur le terrain).

Pour en savoir plus sur PickYourSkills et découvrir comment notre solution favorise la mise en place d'une GPEC optimale dans les entreprises, contactez-nous !

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