Le rôle du plan de charge dans la performance d'une entreprise

Nous revenons dans cet article sur la place du plan de charge, en tant qu’indicateur de performance de votre entreprise.
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Le rôle du plan de charge dans la performance d'une entreprise

La réussite du pilotage de votre projet dépend en grande partie de l’établissement de votre plan de charge. C'est pourquoi, pour être pleinement efficace, un plan de charge doit répondre à de nombreux prérequis. Votre chef de projet s’en sert comme première référence du projet. Il doit donc être tenu à jour tout au long de votre projet. Pour y voir plus clair à ce sujet, nous vous expliquons en quoi votre plan de charge influe sur la performance de votre entreprise et comment l'utiliser pour maximiser vos résultats. 

Quel est le rôle du plan de charge ?

Le plan de charge (PDC) permet de visualiser, en cours de projet, le temps passé mais aussi les ressources mobilisées sur ce dernier, et de mettre ces informations en parallèle avec ce qui a été planifié en amont. Vous pouvez ainsi déterminer en un coup d'œil si vous avez du retard, ou si votre projet se déroule sans débordement. 

Qui plus est, vous connaissez l’effort fourni par chaque service pour chaque mission. Vous pouvez optimiser et redistribuer les tâches des collaborateurs ou équipes mobilisés, revoir la gestion du temps et du matériel du projet. 

Un outil de plan de charge a un rôle principal : vous permettre de piloter efficacement votre projet en optimisant les ressources allouées tout le long de la gestion de projet. Il a donc pour but de :

  • Constater le temps passé sur chaque mission pour se réadapter,
  • Réaliser un comparatif entre les besoins de ressources actuels et futurs,
  • Redistribuer la charge de travail et mettre à jour le planning du projet. 

Quelle forme prend un plan de charge ?

Vous retrouverez en ligne de nombreux modèles de plans de charge Excel. Il existe cependant des solutions plus expertes et ergonomiques, qui permettent de réaliser un plan de charge dynamique. Ils sont à préférer à Excel, qui a tendance à devenir, au fur et à mesure de son utilisation, un document lourd et difficilement lisible. 

Quels enjeux se cachent derrière la construction d'un plan de charge ?

Plus qu'un simple document de suivi, votre plan de charge est un allié majeur dans l'optimisation de votre performance. C'est pourquoi se cachent derrière cet outil deux enjeux primordiaux pour les entreprises de services (et toutes les organisations fonctionnant en mode projet) : achever le projet dans les temps et avec le budget annoncé. Suivre de près votre plan de charge pour permet en effet de générer un cercle vertueux qui impactera positivement vos équipes, votre performance et vos relations clients.

En effet, achever votre projet dans les temps annoncés et dans le budget imparti vous permet :

  • de faire preuve d'efficacité dans la livraison des projets à vos clients
  • de rendre des livrables de qualité et conformes aux attentes
  • de consolider les relations de confiance entre vous et vos clients
  • de réaliser une marge optimale sur vos projets
  • de baliser la charge de travail de vos équipes pour éviter le sur-staffing.

Choisir un outil de plan de charge : quels avantages ?

Votre outil de plan de charge dénombre de nombreux avantages pour votre entreprise et en voici un aperçu !

Une meilleure organisation

D’un point de vue uniquement organisationnel, le plan de charge distribue et optimise le travail des collaborateurs. Sa visibilité sur les tâches accomplies ou celles à venir permet au besoin de redistribuer le travail réalisé. 

Des ressources mieux distribuées

Un outil de plan de charge rend compte de la distribution et l’allocation des ressources. En conséquence, le chef de projet peut à tout moment décider de les redistribuer, ou d’en acheter des additionnelles. Ainsi, le projet n’est jamais en manque et peut continuer sur sa lancée. 

Vous déterminez mieux quels sont les blocages

Votre premier plan de charge peut déjà être très révélateur des choses que vous devez changer dans votre méthode de travail. En effet, vous pouvez vous rendre compte des points bloquants de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez rectifier en cours de route les points qui ralentissent les performances de vos équipes. 

Vous disposez d’un outil flexible 360 

Un avantage évident, mais qui mérite d’être souligné : vous avez le temps de corriger les actions mises en place. Entre autres, si votre outil de plan de charge n’est pas performant (vous souffrez d’un décalage entre la réalité et les deadlines), vous pouvez à tout moment changer votre stratégie. Ce décalage entre votre temps planifié et vos efforts réalisés en temps réel est inestimable. 

À retenir

En fin de plusieurs projets, vous avez un meilleur aperçu des points bloquants récurrents. Vous analysez les résultats, les ressources, le pilotage RH… Et avisez pour vos nouveaux projets. C’est grâce à ce comparatif avant / après, que vous optimisez votre entreprise. Le plan de charge est une solution qui possède une réelle plus-value pour mener à bien tous vos projets d’entreprise. 

Pour en savoir plus sur l'accompagnement de PickYourSkills dans la construction d'un plan de charge adapté à votre organisation, contactez un de nos experts !

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